Certyfikacja wykonawców ma ograniczyć konieczność wielokrotnego przedstawiania tych samych dokumentów w kolejnych postępowaniach. Nie zastępuje jednak spełnienia warunków udziału, nie eliminuje wszystkich ryzyk wykluczenia i nie zwalnia zamawiającego z badania oferty. Zmienia przede wszystkim sposób potwierdzania sytuacji wykonawcy oraz zasady kwestionowania wyników tej weryfikacji. Jej praktyczna przydatność zależy od zakresu certyfikatu, wymagań konkretnego postępowania i utrzymywania przez wykonawcę podstaw, na których udzielono certyfikacji.

Co obowiązuje od 12 lipca, a co jest wdrażane etapami?

Zasadnicza część ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych weszła w życie 12 lipca 2026 r. Od tej daty obowiązują również przepisy rozporządzenia z 22 maja 2026 r. regulujące procedurę certyfikacji, nadzór nad jej aktualnością i aktualizację. Kolejnym elementem systemu jest rozporządzenie z 8 sierpnia 2026 r. w sprawie certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych, obowiązujące od 22 sierpnia 2026 r.

Nie wszystkie elementy systemu certyfikacji zostały uruchomione jednocześnie. Nadal nie zostało wydane rozporządzenie określające poziomy zdolności wykonawców do wykonania zamówienia na roboty budowlane. Pierwotny projekt przewidywał jego wejście w życie 12 lipca 2026 r., jednak termin ten został przesunięty. Zgodnie z aktualnymi informacjami Ministerstwa Rozwoju i Technologii oraz UZP wejście rozporządzenia w życie planowane jest na 1 stycznia 2027 r.

Do tego czasu zamawiający nie stosują poziomów zdolności przy określaniu warunków udziału w postępowaniu. Projektowanych poziomów nie można więc traktować jako obowiązujących.

Jeszcze inne rozwiązanie przyjęto dla dostaw i usług. Certyfikacja zdolności w zakresie kwalifikacji zawodowych i doświadczenia została objęta ustawowym odroczeniem do 12 września 2029 r. Nie oznacza to odroczenia całej certyfikacji wykonawców realizujących dostawy lub usługi. Ograniczenie dotyczy wskazanych elementów zdolności technicznej lub zawodowej, a nie przykładowo certyfikacji niepodlegania wykluczeniu czy sytuacji ekonomicznej i finansowej.

Znaczenie ma także data wszczęcia konkretnego postępowania. Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed 12 lipca 2026 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. Sam fakt, że ocena ofert przypada już po tej dacie, nie powoduje przejścia na nowe zasady.

Certyfikacja jest dobrowolna, ale jej uwzględnienie nie zależy od uznania zamawiającego

Wykonawca nie będzie musiał uzyskiwać certyfikatu, aby uczestniczyć w postępowaniach o zamówienia publiczne. Może nadal wykazywać swoją sytuację za pomocą odpowiednich podmiotowych środków dowodowych. Zamawiający nie powinien wymagać posiadania certyfikatu jako warunku dostępu do postępowania ani premiować samego faktu jego uzyskania. Dobrowolność obejmuje również decyzję, czy posiadanym certyfikatem posłużyć się w konkretnym postępowaniu.

Nie oznacza to jednak, że zamawiający może dowolnie zdecydować, czy zaakceptuje certyfikat. Jeżeli wykonawca złoży go zgodnie z ustawą, a jego zakres potwierdza wymagane okoliczności, zamawiający musi uwzględnić przewidziane prawem skutki tego dokumentu. Możliwość korzystania z certyfikacji wynika z przepisów, a nie z fakultatywnego „dopuszczenia” jej w SWZ. Rozwiązanie obejmuje zarówno postępowania unijne, jak i objęte Pzp postępowania poniżej progów unijnych.

Dwa zakresy certyfikacji

Ustawa rozróżnia certyfikację niepodlegania wykluczeniu oraz certyfikację zdolności wykonawcy. Pierwsza dotyczy braku określonych przeszkód w ubieganiu się o zamówienie. Druga służy potwierdzaniu zdolności do jego należytego wykonania w obszarach odpowiadających warunkom udziału w postępowaniu.

W przypadku niepodlegania wykluczeniu podstawowy zakres obejmuje przesłanki z art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp. Wykonawca może rozszerzyć wniosek o wskazane w ustawie dalsze podstawy, w tym wybrane przesłanki fakultatywne z art. 109 Pzp. Z tego względu samo stwierdzenie, że wykonawca ma „certyfikat niepodlegania wykluczeniu”, nie przesądza jeszcze, czy dokument obejmuje wszystkie podstawy badane w danym postępowaniu.

Certyfikacja nie obejmuje przy tym wszystkich okoliczności mogących prowadzić do wykluczenia. Poza jej zakresem pozostają m.in. podstawy z art. 108 ust. 1 pkt 6 i art. 109 ust. 1 pkt 6 Pzp, odnoszące się odpowiednio do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania w przygotowanie postępowania oraz konfliktu interesów. Ustawa wyłącza również objęcie certyfikacją określonych zdarzeń zaistniałych w postępowaniu, w którym wykonawca powołuje się na certyfikat, w tym dotyczących zmowy lub wprowadzania w błąd. Certyfikat, z oczywistych względów, nie chroni więc przed konsekwencjami nieprawidłowości popełnionych w bieżącym przetargu.

Certyfikacja zdolności wykonawcy może natomiast dotyczyć m.in. uprawnień do prowadzenia określonej działalności, sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej – z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów przejściowych. W każdym przypadku znaczenie ma konkretna zdolność, sposób jej potwierdzenia i – tam, gdzie jest wymagany – jej poziom, a nie samo posiadanie dokumentu.

Mniej dokumentów

Podstawowy skutek certyfikacji określa art. 124 ust. 2–3 Pzp. Wykonawca może złożyć certyfikat zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych. Zamawiający co do zasady nie może żądać innych takich środków w zakresie, w którym brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału wynika już z certyfikatu. Nie powinien więc odtwarzać całej weryfikacji, której wynik został objęty certyfikacją.

Zakaz ten ma jednak granice. Przede wszystkim nie obejmuje okoliczności, których certyfikat nie potwierdza. Ponadto art. 124 ust. 4 Pzp pozwala przed udzieleniem zamówienia żądać dokumentów dotyczących podstawy wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 1 Pzp, związanej z obowiązkami podatkowymi i składkowymi — o ile zamawiający przewidział tę fakultatywną podstawę w postępowaniu. Szczególne reguły dotyczą też dostępu do informacji chronionych, o których mowa w art. 31 ust. 6 ustawy o certyfikacji.

Certyfikat nie znosi obowiązku złożenia oświadczenia z art. 125 ust. 1 Pzp, w tym JEDZ tam, gdzie jest on wymagany. Oświadczenie to nie jest podmiotowym środkiem dowodowym w rozumieniu ustawowej definicji. Certyfikacja nie zastępuje również dokumentów służących innym celom, takich jak pełnomocnictwo czy przedmiotowe środki dowodowe dotyczące oferowanego świadczenia. W postępowaniach krajowych ustawodawca dodatkowo przewidział wskazanie w oświadczeniu informacji o certyfikacie i zakresie, w którym wykonawca zamierza się nim posługiwać.

Praktyczną konsekwencją jest konieczność podziału dokumentacji na dwie części: okoliczności skutecznie potwierdzone certyfikatem oraz te, które nadal wymagają wykazania w dotychczasowy sposób.

Certyfikat a warunki konkretnego zamówienia

Certyfikacja nie oznacza, że wykonawca spełnia warunki każdego postępowania w danej branży. Zamawiający nadal musi ustalić, czy zakres potwierdzonych zdolności odpowiada wymaganiom zamówienia. Z kolei wykonawca powinien przeprowadzić takie porównanie przed powołaniem się na certyfikat, a nie dopiero po otrzymaniu wezwania.

Załóżmy, że certyfikat potwierdza ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na kwotę 5 mln zł, natomiast warunek udziału wymaga 10 mln zł. Taki dokument samodzielnie nie potwierdzi oczywiście spełnienia warunku. Nie oznacza to jednak, że certyfikat jest nierzetelny lub że trzeba obalać wynikające z niego domniemanie. Problemem jest niewystarczający zakres potwierdzenia. To istotne rozróżnienie dla sposobu dalszego badania oferty.

Odrębną zmianę przewiduje art. 112 ust. 3 Pzp: powiązanie określonych warunków udziału z poziomami zdolności ustalonymi w przepisach wykonawczych. Nie upoważnia to jednak zamawiającego do stosowania projektowanych poziomów jak obowiązującego prawa. Obowiązek trzeba odnosić do rzeczywiście obowiązujących regulacji i zakresu, który został nimi objęty. Ustawa przewiduje ponadto wyjątki związane z charakterem zamówienia albo brakiem poziomów dla danego przedmiotu, wymagające odpowiedniego wskazania w dokumentach zamówienia.

Kto udziela certyfikacji i od czego rozpocząć przygotowania?

Certyfikacji udzielają podmioty posiadające odpowiednią akredytację. Polskie Centrum Akredytacji akredytuje te podmioty, ale nie wydaje wykonawcom certyfikatów zastępujących dokumenty w postępowaniach. W przypadku certyfikacji niepodlegania wykluczeniu ustawa ogranicza krąg wystawców do określonych jednostek publicznych oraz jednoosobowych spółek Skarbu Państwa. Przy certyfikacji zdolności wykonawcy takiego ograniczenia organizacyjnego nie przewidziano, natomiast nadal konieczna jest właściwa akredytacja.

PCA poinformowało o rozpoczęciu przyjmowania wniosków o akredytację w tym obszarze 14 lipca 2026 r. Rozpoczęcie procesu akredytacji nie jest jednak równoznaczne z potwierdzeniem dostępności usługi certyfikacyjnej. Przed wyborem wystawcy trzeba sprawdzić jego aktualne uprawnienia i dokładny zakres akredytacji. Samo doświadczenie w wydawaniu innych certyfikatów nie zastępuje akredytacji wymaganej przez ustawę.

Procedura jest wszczynana na wniosek wykonawcy i prowadzona na podstawie umowy z podmiotem certyfikującym. Wymaga określenia zakresu wnioskowanej certyfikacji oraz przedstawienia informacji i dokumentów niezbędnych do weryfikacji. Ustawa przewiduje co do zasady termin nie dłuższy niż 30 dni od zawarcia umowy, ale dopuszcza odmienne ustalenie w jej treści. Nie jest to więc bezwarunkowa gwarancja uzyskania certyfikatu w ciągu miesiąca od pierwszego kontaktu czy złożenia wniosku.

Certyfikacja jest udzielana, zgodnie z żądaniem wykonawcy, na okres od roku do trzech lat. Nie obowiązuje jedna ustawowa cena za certyfikat. Rozporządzenie określa sposób ustalania wynagrodzenia, uwzględniający zakres i złożoność czynności. Odrębnego rozliczenia wymagają m.in. badanie samooczyszczenia, nadzór wraz z aktualizacją oraz rozpatrywanie zastrzeżeń. Przy ocenie opłacalności trzeba zatem uwzględnić koszt całego okresu korzystania z certyfikacji, nie tylko jej udzielenia.

Domniemanie prawne — najważniejsza zmiana w ocenie dowodów

Certyfikat nie jest wyłącznie uporządkowanym zbiorem informacji o wykonawcy. Ustawa wiąże z udzieleniem certyfikacji domniemanie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu albo posiada zdolność do należytego wykonania zamówienia — w potwierdzonym zakresie i przez okres certyfikacji.

Domniemanie można obalić w związku z postępowaniem, w którym wykonawca powołuje się na certyfikację. Wymaga to wykazania, że wykonawca wprowadził podmiot certyfikujący w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie certyfikacji, albo że przestał spełniać warunki jej udzielenia. Ciężar wykazania tych okoliczności spoczywa na podmiocie kwestionującym potwierdzoną sytuację wykonawcy. Sama ogólna wątpliwość nie wystarcza do pominięcia skutków certyfikatu.

Dla zamawiającego oznacza to konieczność zastosowania procedury z art. 128a Pzp. W pierwszej kolejności wzywa on wykonawcę do wyjaśnień, wyznaczając termin nie krótszy niż pięć dni. Jeżeli wyjaśnienia są niewystarczające, przekazuje sprawę podmiotowi certyfikującemu, wykazując okoliczności podważające certyfikację. Podmiot certyfikujący ma przeprowadzić czynności sprawdzające niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od przekazania informacji.

Zawieszenie certyfikacji nie oznacza automatycznego wykluczenia wykonawcy. Zamawiający wzywa wówczas do złożenia odpowiednich podmiotowych środków dowodowych w terminie nie krótszym niż pięć dni. Ustawa przewiduje również powiązanie sporu dotyczącego certyfikacji z postępowaniem odwoławczym przed KIO, w tym obowiązek uzyskania stanowiska podmiotu certyfikującego w przypadkach określonych w art. 521a Pzp.

W praktyce należy więc rozdzielić trzy sytuacje: certyfikat nie obejmuje wymaganego zakresu; certyfikat obejmuje ten zakres, lecz istnieją podstawy do zakwestionowania potwierdzonych okoliczności; albo certyfikacja została już zawieszona. Każda z nich wymaga innego sposobu postępowania.

Ważność certyfikatu wymaga bieżącego monitorowania

Okres wskazany w certyfikacie nie oznacza, że wykonawca może korzystać z niego niezależnie od późniejszych zmian swojej sytuacji. Art. 9 ustawy zakazuje powoływania się na certyfikację, jeżeli wykonawca nie spełnia warunków jej udzielenia, w tym gdy certyfikacja utraciła ważność albo została zawieszona. Sama aktualność certyfikatu nie wystarcza.

Podmiot certyfikujący prowadzi stały nadzór nad aktualnością certyfikacji. Z perspektywy przedsiębiorcy potrzebny jest zatem mechanizm identyfikowania zmian mogących wpływać na potwierdzone okoliczności: przykładowo wygaśnięcia określonego ubezpieczenia, utraty wymaganych uprawnień czy zmian w dostępności zasobów objętych certyfikacją. Znaczenie takich zdarzeń należy zawsze oceniać w odniesieniu do rzeczywistego zakresu udzielonej certyfikacji.

Ustawa przewiduje Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych, obejmującą informacje o certyfikacji i jej statusie. Przy korzystaniu z certyfikatu oraz jego badaniu istotna jest zatem nie tylko treść otrzymanego dokumentu, ale również aktualność informacji o ważności, zawieszeniu lub utracie ważności certyfikacji.

Samooczyszczenie

Certyfikacja ma znaczenie także dla wykonawców, u których wystąpiły określone podstawy wykluczenia, ale którzy podjęli działania naprawcze. Art. 22 ustawy pozwala uwzględnić samooczyszczenie w procedurze certyfikacyjnej. Wymaga ono wykazania ustawowych przesłanek obejmujących naprawienie szkody lub zobowiązanie się do jej naprawienia, wyjaśnienie okoliczności i współpracę oraz wdrożenie konkretnych środków zapobiegawczych.

Możliwość przeprowadzenia tej oceny poza konkretnym postępowaniem może ograniczyć potrzebę ponownego przedstawiania i badania tych samych działań naprawczych. Nie oznacza jednak usunięcia wcześniejszych zdarzeń z historii wykonawcy ani wyłączenia ustawowych zasad kwestionowania certyfikacji. Samooczyszczenie musi być rzeczywiste, udokumentowane i adekwatne do nieprawidłowości, a jego ocena pozostaje powiązana z zakresem udzielonej certyfikacji.

Wspólna certyfikacja konsorcjum

Ustawa pozwala wykonawcom wspólnie ubiegać się o certyfikację zdolności. Tak uzyskanym certyfikatem mogą jednak posługiwać się w postępowaniu wyłącznie wtedy, gdy wspólnie ubiegają się o zamówienie. Dokument potwierdzający łączny potencjał określonych wykonawców nie staje się samodzielnym potwierdzeniem zdolności każdego z nich. Przy zmianie składu konsorcjum lub samodzielnym udziale jednego z jego członków nie można zatem automatycznie przenieść skutków wspólnej certyfikacji.

Co warto zmienić w przygotowaniu postępowań i ofert?

Po stronie wykonawcy punktem wyjścia powinna być analiza najczęściej spotykanych wymagań w postępowaniach, w których zamierza uczestniczyć. Dopiero na tej podstawie warto określić potrzebny zakres certyfikacji, sprawdzić dostępność właściwie akredytowanego podmiotu i porównać koszty z możliwym ograniczeniem powtarzalnych czynności. Certyfikat o szerokiej nazwie, lecz niedopasowanym zakresie, może przynieść mniej korzyści niż węższa certyfikacja odpowiadająca rzeczywistym potrzebom przedsiębiorstwa.

Równolegle potrzebne jest przypisanie odpowiedzialności za monitorowanie okoliczności objętych certyfikacją. Dział ofertowania powinien otrzymywać informacje o istotnych zmianach z odpowiednim wyprzedzeniem. Obowiązek utrzymywania warunków certyfikacji nie może być w praktyce sprowadzony do kontroli daty na dokumencie.

Po stronie zamawiającego warto zweryfikować wzory SWZ, oświadczeń i wezwań. Powinny umożliwiać prawidłowe uwzględnienie certyfikatu, rozdzielenie zakresu nim potwierdzonego od pozostałych wymagań oraz zastosowanie właściwej procedury w razie wątpliwości. Automatycze wezwanie do wszystkich dokumentów wymienionych w SWZ, bez uwzględnienia złożonego certyfikatu, może naruszać art. 124 ust. 3 Pzp.

Przygotowanie do certyfikacji warto rozpocząć od przeglądu dokumentów i ryzyk, a nie od wyboru wystawcy. Zapraszamy do kontaktu z zespołem JMGJ w sprawie oceny zakresu certyfikacji potrzebnego przedsiębiorstwu oraz dostosowania dokumentacji i procedur zakupowych do nowych przepisów.

Stan prawny i informacje o wdrożeniu: 8 października 2026 r.