Decyzja o odrzuceniu oferty wykonawcy w postępowaniu o zamówienie publiczne często opiera się na analizie treści przedmiotowych środków dowodowych. Tak było w sprawie rozstrzygniętej wyrokiem KIO z 21 czerwca 2024 r. (sygn. akt KIO 1974/24). Izba uznała, że brak prawidłowego przedstawienia tych dokumentów uniemożliwił zamawiającemu ocenę zgodności oferty z wymaganiami określonymi w SWZ.
W omawianym przypadku odwołujący przedłożył „karty katalogowe”, które w rzeczywistości stanowiły kopię Opisu Przedmiotu Zamówienia. Dokumenty te nie zawierały wystarczających informacji, takich jak nazwy komponentów, marki, modele czy szczegółowe parametry oferowanego sprzętu. W efekcie zamawiający nie był w stanie zweryfikować zgodności przedmiotu oferty z wymaganiami postawionymi w zamówieniu.
Izba podkreśliła, że dokumenty składane przez wykonawcę powinny w sposób jednoznaczny identyfikować oferowany produkt oraz potwierdzać jego zgodność z wymaganiami zamawiającego. W przypadku analizowanej oferty wykonawca nie wskazał szczegółowych danych dotyczących sprzętu, co uniemożliwiło jego identyfikację i ocenę. Skopiowanie wymagań z OPZ i przedstawienie ich w formie karty katalogowej zostało uznane za niewystarczające i błędne.
Treść przedmiotowych środków dowodowych nie może być traktowana wyłącznie formalnie. Musi ona dotyczyć konkretnych oferowanych produktów, a ich zawartość powinna być precyzyjna i czytelna. Brak takich informacji może skutkować odrzuceniem oferty, co miało miejsce w tej sprawie.
Wykonawcy muszą pamiętać, że obowiązek dostarczenia dokumentów potwierdzających zgodność oferty spoczywa na nich. To oni muszą przedstawić dowody, które jednoznacznie wskażą, że oferowany produkt spełnia wszystkie wymagania zamawiającego. Brak dbałości o prawidłowe przygotowanie takich dokumentów może skutkować odrzuceniem oferty, nawet jeśli wykonawca w dobrej wierze twierdzi, że jego produkt spełnia wymagania.
Szczegóły zagadnienia opisuje adw. Julia Jarnicka w artykule opublikowanym w ius.focus w Systemie Informacji Prawnej Legalis.
