Pomimo, że temat formy pełnomocnictwa do złożenia oferty w postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wydawał się dokładnie omówiony i wyjaśniony, w praktyce wykonawcy napotykają w tym zakresie kolejne problemy. Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 26 lutego 2024 r. (sygn. akt KIO 399/24) przypomniała, jak istotna jest prawidłowa forma kopii pełnomocnictwa w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Sprawa dotyczyła przetargu na dostawę liczników zdalnego odczytu. Wykonawca złożył skan pełnomocnictwa z podpisem własnoręcznym oraz poświadczeniem zgodności z wydrukiem przez notariusza. Izba uznała, że taki dokument nie spełnia wymagań ustawy Pzp.
Zamawiający zaakceptował skan pełnomocnictwa, co zostało zakwestionowane przez odwołującego. Wskazano, że dokument nie miał wymaganej formy elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem. Notariusz nie sporządził kopii notarialnej z oryginału pełnomocnictwa. Zamiast tego, poświadczono zgodność skanu z jego wydrukiem, co nie wystarcza. Zgodnie z art. 63 ust. 1 w zw. z art. 8 ustawy Pzp oraz art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, taka forma kopii pełnomocnictwa nie jest zgodna z przepisami.
Izba podkreśliła, że dokument musi spełniać wymagania formalne i pozwalać na jednoznaczną ocenę prawidłowości udzielenia pełnomocnictwa. Notariusz powinien sporządzić elektroniczną kopię notarialną, opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Bez tego dokument nie może być uznany za prawidłowy. W omawianej sprawie decyzja zamawiającego była błędna i oferta wykonawcy powinna zostać odrzucona.
Wymagania formalne dotyczące pełnomocnictw są jasno określone i muszą być bezwzględnie przestrzegane. Krajowa Izba Odwoławcza w takich sytuacjach podkreśla, że zamawiający zobowiązany jest działać zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Brak odpowiedniej formy kopii pełnomocnictwa prowadzi do odrzucenia oferty, zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp.
Temat ten szczegółowo omawia adw. Julia Jarnicka w artykule opublikowanym w najnowszym iusfocus w Systemie Informacji Prawnej Legalis. Zachęcamy do zapoznania się z pełną analizą tej sprawy. (klik)
