Zarówno wykonawca, jak i zamawiający są zobowiązani do dochowania należytej staranności na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dla wykonawców oznacza to konieczność rzetelnego i terminowego składania ofert, dokumentów oraz wyjaśnień. Dla zamawiających to obowiązek planowania i realizowania postępowania zgodnie z zasadami celowości, gospodarności i efektywności.
W wyroku z 8 października 2024 r. (KIO 3104/24) Krajowa Izba Odwoławcza rozpoznawała odwołanie dotyczące unieważnienia postępowania na podstawie art. 255 pkt 5 PZP. Sprawa dotyczyła zamówienia realizowanego w ramach projektu finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG. Ze względu na upływ terminu kwalifikowalności wydatków, zamawiający zdecydował się zakończyć procedurę, uznając dalsze jej prowadzenie za nieleżące w interesie publicznym. Wykonawca zakwestionował tę decyzję odwołaniem. Zarzucił zamawiającemu brak należytej staranności w zarządzaniu harmonogramem i ryzykami.
Izba nie dopatrzyła się naruszeń po stronie zamawiającego, takich jak brak planowania, nienależyte zarządzanie harmonogramem czy pominięcie ryzyk proceduralnych, uznając, że ograniczenia czasowe i finansowe wynikały z okoliczności obiektywnych, w szczególności z braku zgody instytucji zarządzającej na przedłużenie okresu kwalifikowalności wydatków oraz opóźnień niezależnych od zamawiającego. Jednocześnie wskazała na liczne uchybienia po stronie wykonawcy, m.in. błędy w dokumentacji skutkujące koniecznością dodatkowych wyjaśnień, nieczytelne protokoły odbioru, referencje podpisane przez osobę pełniącą równocześnie funkcję pełnomocnika innej firmy, co rodziło wątpliwości co do ich wiarygodności, a także praktykę składania wyjaśnień dopiero tuż przed upływem wyznaczonych terminów.
Takie działanie wykonawcy nie spełniało standardu należytej staranności, jaki ustawodawca nakłada na podmioty profesjonalnie działające na rynku zamówień publicznych (art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego). W omawianej sprawie KIO wyraźnie wskazała, że opóźnienia i uchybienia po stronie wykonawcy stanowiły jeden z czynników utrudniających realizację zamówienia w ramach dostępnych środków. Usterki formalne, nieczytelna dokumentacja i nieterminowe wyjaśnienia mogą skutkować nie tylko komplikacjami proceduralnymi, lecz także realnym zagrożeniem dla możliwości realizacji zamówienia, zwłaszcza w projektach współfinansowanych, gdzie każde opóźnienie zwiększa ryzyko utraty dofinansowania i wcześniejszego zakończenia procedury, niezależnie od merytorycznej wartości oferty.
Więcej o roli należytej staranności i jej praktycznym znaczeniu można przeczytać w artykule r.pr. Marzeny Jaworskiej, opublikowanym w ius.focus w Systemie Informacji Prawnej Legalis.
