Spory z wykonawcami w trakcie realizacji umów są nieuniknione. Często dotyczą opóźnień, wad wykonania czy przeszkód utrudniających osiągnięcie zakładanego rezultatu. Zamawiający, działający w ramach środków publicznych, muszą jednak pamiętać o zasadach dyscypliny finansów publicznych. Każda decyzja dotycząca zmian w umowie, sposobu jej egzekwowania czy potencjalnego zakończenia sporu musi uwzględniać zarówno przepisy PZP, jak i ryzyko odpowiedzialności z tytułu naruszenia tych zasad.
Z jednej strony, rygorystyczne egzekwowanie warunków umowy może doprowadzić do eskalacji konfliktu i zahamowania realizacji zamówienia. Z drugiej strony, zbyt daleko idące ustępstwa mogą skutkować zarzutem niegospodarności. Właściwe zarządzanie sporami wymaga znajomości dostępnych narzędzi oraz świadomego podejmowania decyzji w granicach prawa.
Jednym z podstawowych mechanizmów pozwalających na elastyczne dostosowanie umowy do zmieniających się warunków jest jej modyfikacja. Przepisy PZP nie zabraniają wprowadzania zmian, lecz ograniczają możliwość dokonywania zmian istotnych, które mogłyby wpłynąć na krąg potencjalnych wykonawców lub naruszyć równowagę ekonomiczną stron. Zamawiający często obawiają się wprowadzania jakichkolwiek zmian z uwagi na ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jednak unikanie tego za wszelką cenę może prowadzić do eskalacji konfliktu, co w konsekwencji naraża zamawiającego na większe straty. Odpowiednia analiza przepisów art. 454 i 455 PZP pozwala na dokonanie zmian minimalizując ryzyko późniejszych sporów.
W sytuacji, gdy zmiana umowy nie jest możliwa lub nie rozwiązuje problemu, warto rozważyć zawarcie ugody. Z jednej strony, zamawiający zobowiązani są do dochodzenia roszczeń, w tym naliczania kar umownych. Z drugiej strony, ustawa o finansach publicznych jednoznacznie wskazuje, że ugody są dopuszczalne i mogą stanowić bardziej gospodarne rozwiązanie niż długotrwałe postępowanie sądowe. Warunkiem ich zawarcia jest jednak przeprowadzenie rzetelnej analizy skutków finansowych, która wykaże, że ugoda przynosi korzystniejsze rezultaty niż potencjalne dochodzenie roszczeń przed sądem. Dyscyplina finansów publicznych nie wyklucza porozumienia stron, lecz nakłada obowiązek jego starannego uzasadnienia.
Główna Komisja Orzekająca oraz Prokuratoria Generalna RP wielokrotnie podkreślały, że dążenie do pełnego egzekwowania roszczeń, mimo realnej szansy na ich obniżenie czy polubowne rozwiązanie sporu, może być traktowane jako działanie niegospodarne. Polubowne zakończenie sporu i zawarcie ugody najczęściej leży w interesie obu stron, w tym również zamawiających. Warto pamiętać, że to nie złagodzenie sankcji dla wykonawcy może prowadzić do zarzutów naruszenia, ale raczej brak precyzyjnego określenia podstaw prawnych roszczeń i odpowiedniego uzasadnienia propozycji ugodowych. Kluczowe znaczenie ma zatem właściwa dokumentacja procesu podejmowania decyzji oraz zachowanie równowagi pomiędzy interesem publicznym a elastycznym reagowaniem na trudności w realizacji zamówienia.
Wszystkie te kwestie szczegółowo omawia r.pr. Dorota Grześkowiak w najnowszym numerze „Doradcy”, analizując praktyczne przypadki i wyjaśniając, jak skutecznie prowadzić spory z wykonawcami, nie narażając się na odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zachęcamy do zapoznania się z pełnym artykułem.
