Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1235) – dalej jako „CertyfU” – wprowadza do polskiego prawa nowy, fakultatywny mechanizm – certyfikację wykonawców. Do tej pory możliwe było posługiwanie się certyfikatami wydawanymi w innym państwie UE, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania (§ 12 ust. 1-3 rozporządzenia o podmiotowych środkach dowodowych). Po wejściu w życie nowych przepisów uzyskanie certyfikatu będzie możliwe także w Polsce!

Ubieganie się o wydanie certyfikatu i posługiwanie się nim w postępowaniach o udzielenie zamówienia jest dobrowolne. Wykonawca ma prawo wyboru, czy chce (odpłatnie) pozyskać certyfikat i w jakim zakresie czy też nadal posługiwać się podmiotowymi środkami dowodowymi. Wykonawcy mogą wnioskować o wydanie certyfikatu potwierdzającego brak podstaw wykluczenia lub certyfikatu potwierdzającego posiadanie zdolności do należytego wykonania zamówienia.

Certyfikacja nie będzie stosowana w postępowaniach o udzielenie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa (art. 1 ust. 3 CertyfU).

Terminy wejścia w życie poszczególnych regulacji

• 12 stycznia 2026 r. – wejście w życie przepisów dotyczących organizacji procesu udzielania certyfikacji oraz instytucji certyfikujących (w szczególności art. 14, 19–23, 25, 32–35 CertyfU),
• 12 lipca 2026 r. – zacznie obowiązywać zasadnicza część regulacji o certyfikacji wykonawców – od tego momentu będzie można ubiegać się o certyfikację i posługiwać się uzyskanymi certyfikatami w postępowaniach wszczętych po 12.07.2026 r.,
• 12 września 2029 r. – art. 5 ust. 3 pkt 2 i ust. 5 (CertyfU) – po upływie kolejnych 4 lat będzie można uzyskiwać certyfikaty również w zakresie zdolności dotyczących dostaw i usług.

Zakres stosowania ustawy

Certyfikacja została przewidziana wyłącznie dla zamówień klasycznych i sektorowych – o wartości zarówno powyżej, jak i poniżej progów unijnych. Oznacza to, że z certyfikatu będzie można korzystać w zdecydowanej większości postępowań prowadzonych na podstawie Pzp. Wyjątek stanowią postępowania o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa – w ich przypadku posługiwanie się podmiotowymi środkami dowodowymi będzie w dalszym ciągu jedynym sposobem wykazania wymaganej sytuacji podmiotowej.

Dobrowolny charakter certyfikacji

Uzyskanie certyfikatu nie jest obowiązkowe! Zamawiający, jak dotychczas, w ogłoszeniu o zamówieniu, SWZ lub innych dokumentach zamówienia, będą musieli wskazać, jakich podmiotowych środków dowodowych żądają w celu wykazania braku podstaw wykluczenia i spełniania warunków udziału, natomiast zamiast niektórych z tych oświadczeń lub dokumentów będzie można złożyć uzyskany certyfikat. W każdym postępowaniu wykonawca sam zdecyduje, czy złoży klasyczne podmiotowe środki dowodowe, czy skorzysta z wcześniej uzyskanego certyfikatu. Takie rozwiązanie oznacza swobodę w wyborze wygodniejszego rozwiązania i możliwość posługiwania się certyfikatem zamiast kilku lub nawet kilkunastu dokumentów!

Istotą systemu certyfikacji, ważną dla wykonawców, jest to, że uzyskanym certyfikatem będzie można posługiwać się w wielu różnych postępowaniach, nie tylko w Polsce, ale również na terenie całej UE, bez konieczności każdorazowego gromadzenia i składania dokumentów (podmiotowych środków dowodowych). Może to przyczynić się m.in. do znacznego skrócenia czasu niezbędnego na przygotowanie oferty, ale też po stronie zamawiającego – przyspieszyć procedurę badania i oceny ofert.

Rodzaje certyfikacji

Ustawa przewiduje dwa rodzaje certyfikacji:

• niepodlegania wykluczeniu – obejmuje badanie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1-5 (np. skazanie za przestępstwo, naruszenie obowiązków podatkowych lub składkowych), a dodatkowo – na wniosek wykonawcy – wybrane przez niego dodatkowe podstawy z pośród wskazanych w art. 108 ust. 2 i art. 109 ust 1 pkt 1-5 oraz 7-10 Pzp (np. wcześniejsze poważne naruszenia obowiązków zawodowych, likwidacja, czy niewypłacalność).

Certyfikacja w takich przypadkach obejmuje także weryfikację, czy wykonawca nie pozostaje w okresie wykluczenia wynikającym z art. 111 pkt 1-6 Pzp, czyli np. czy w okresie ostatnich 2 lat nie został wykluczony z postępowania z powodu wprowadzenia zamawiającego w błąd (art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp). Dodatkowo, jeżeli wobec wykonawcy nie został potwierdzony brak istnienia podstaw wykluczenia objętych certyfikacją na wniosek wykonawcy, certyfikacja może obejmować również potwierdzenie skutecznego samooczyszczenia (self-cleaning), zgodnie z art. 22 CertyfU. Warto przy tym pamiętać, że w przypadku niektórych postaw np. z art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp (zawarcie porozumienia zakłócającego konkurencję), czy art. 109 ust. 1 pkt 8-10 Pzp – certyfikacja nie obejmie zdarzeń, które zaistnieją w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym wykonawca stara się o zamówienie.

• zdolności wykonawcy – obejmuje badanie wskazanych przez wykonawcę we wniosku o certyfikację zdolności do należytego wykonania zamówienia służących do wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie określonym w art. 112 ust. 2 Pzp, tj. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, posiadania odpowiednich uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, posiadanie odpowiedniej sytuacji ekonomicznej i finansowej, a także zdolności technicznej lub zawodowej.

Wykonawca we wniosku o certyfikację będzie wskazywał zdolności, które mają podlegać certyfikacji, a także sposób spełnienia tej zdolności i ich poziom, które zamierza wykazać i których potwierdzenie w postaci certyfikatu zamierza uzyskać. W rezultacie certyfikat będzie precyzyjnie wskazywał konkretny zakres zdolności wykonawcy oraz sposób i poziom jej spełnienia (np. określone doświadczenie, zasoby techniczne i organizacyjne, wykwalifikowaną kadrę).

Certyfikacja będzie odbywała się w oderwaniu od konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia. Dlatego też sposób spełnienia zdolności oraz poziom ich spełnienia będzie miał charakter bardziej ogólny, odpowiadający warunkom udziału standardowo stosowanym przez zamawiających (np. zdolność finansowa jako wymóg posiadania środków finansowych na rachunku bankowym lub zdolności kredytowej w określonej wysokości). Natomiast w odniesieniu do zdolności w zakresie kwalifikacji zawodowych oraz doświadczenia, w celu standaryzacji tych poziomów zdolności, zostaną wydane rozporządzenia, które określą poziomy zdolności. Wykonawcy we wnioskach o certyfikację będą musieli stosować te poziomy zdolności. Te ustandaryzowane poziomy zdolności w zakresie kwalifikacji zawodowych i doświadczenia będą służyły także zamawiającym do określania warunków udziału w postępowaniu. Przez pierwsze 4 lata obowiązywania CertyfU certyfikacji będą podlegały jedynie zdolności w zakresie kwalifikacji zawodowych i doświadczenia w postępowaniach na roboty budowlane. Dopiero po tym czasie określone zostaną standardowe poziomy tych zdolności także dla dostaw i usług, co pozwoli na uzyskiwanie certyfikacji tych zdolności również na potrzeby zamówień na dostawy i usługi.

Okres ważności certyfikatu

Certyfikat nie jest wydawany bezterminowo – obowiązuje przez okres od 1 roku do maksymalnie 3 lat, w zależności od zakresu i rodzaju certyfikacji (art. 7 CertyfU). Oznacza to, że po upływie tego okresu wykonawca musi ponownie wystąpić o certyfikację, jeśli chce dalej posługiwać się takim dokumentem w postępowaniach.

Jednostki certyfikujące

Do wydania certyfikatów potwierdzających zdolność wykonawcy uprawnione są podmioty certyfikujące posiadające akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (PCA). Z kolei certyfikację w zakresie braku podstaw do wykluczenia mogą prowadzić wyłącznie instytucje publiczne: jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz jednoosobowe spółki Skarbu Państwa. Takie rozróżnienie ma zapewnić wiarygodność procesu i dostosować tryb certyfikacji do charakteru weryfikowanych przesłanek.

Procedura certyfikacyjna

Uzyskanie certyfikatu odbywać się będzie na wniosek wykonawcy. Procedura rozpoczyna się od zawarcia umowy z wybranym podmiotem certyfikującym, w której wykonawca wskazuje, o jaki rodzaj certyfikacji się ubiega. Do wniosku należy dołączyć stosowne oświadczenia oraz podmiotowe środki dowodowe (czyli takie, jakie są składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia).

Podmiot certyfikujący nie opiera się wyłącznie na samych dokumentach! Może sprawdzać dane także w rejestrach publicznych, bazach informatycznych czy kontaktując się z innymi instytucjami, pod warunkiem jednak wyrażenia przez wykonawcę zgody na podejmowanie takich działań przez jednostkę certyfikującą. Cała procedura powinna zakończyć się w terminie do 30 dni od dnia zawarcia umowy (art. 19–23 CertyfU).

Jeżeli certyfikat nie zostanie udzielony, wykonawca ma prawo złożyć zastrzeżenia. Są one rozpatrywane przez ten sam podmiot certyfikujący, jednak przez inne osoby niż te, które brały udział w pierwszym rozstrzygnięciu, a więc postępowanie kończy się w ramach tej samej jednostki certyfikującej (art. 24 CertyfU). Przepisy nie przewidują dalszej procedury odwoławczej.

Certyfikat wydawany jest w formie elektronicznej.

Baza danych o certyfikacji

Minister właściwy do spraw gospodarki prowadzi Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych (system teleinformatyczny). Wpisy obejmują m.in. numer, zakres, datę udzielenia, okres ważności i status certyfikatu.

Podmiot certyfikujący dokonuje wpisów niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po udzieleniu, odmowie, cofnięciu lub zawieszeniu certyfikatu.

Domniemanie i mechanizm jego obalenia

Z art. 8 ust. 1 CertyfU wynika domniemanie, że wykonawca objęty certyfikacją nie podlega wykluczeniu albo jest zdolny do należytego wykonania zamówienia – w zakresie i przez okres certyfikacji.

Wprowadzony do PZP nowy mechanizm kontroli zamawiających, określony w art. 128a Pzp pozwala to domniemanie obalić: w przypadku, gdy zamawiający uważa, że wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący lub że wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia certyfikacji, wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień, zaś wobec niewystarczających/nieprzekonujących wyjaśnień zamawiający informuje podmiot certyfikujący, który może zawiesić certyfikację (wówczas przeprowadzana jest aktualizacja ważności certyfikacji). Co istotne, to zamawiający musi wykazać okoliczności, na które się powołuje.

Skutek zawieszenia: zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych w zakresie, w jakim certyfikat miał potwierdzać brak wykluczenia lub spełnianie warunków (termin: co najmniej 5 dni).

Domniemanie wynikające z certyfikatu może zostać obalone także w postępowaniu odwoławczym. W przypadku, gdy odwołanie zawiera twierdzenia zmierzające do obalenia domniemania wynikającego z udzielonej certyfikacji, zamawiający ma obowiązek przesłać takie odwołanie podmiotowi, który dzielił tego certyfikatu. Podmiot ten musi z kolei przekazać swoje stanowisko w sprawie wraz z uzasadnieniem Prezesowi KIO, zamawiającemu oraz odwołującemu. Odwołanie rozpoznawane jest przez KIO jak dotychczas, a w konsekwencji prawomocny wyrok KIO (lub sądu zamówień publicznych) może także doprowadzić do obalenia ww. domniemania, co spowoduje zawieszenie certyfikacji i konieczność przeprowadzenia aktualizacji jej ważności.

Ograniczenia podmiotowe

Nie każdy przedsiębiorca może starać się o uzyskanie certyfikatu. Wyłączone są przede wszystkim firmy spoza obszaru Unii Europejskiej oraz państw, które nie są stroną Porozumienia WTO w sprawie zamówień rządowych (tzw. GPA) ani innych umów międzynarodowych gwarantujących wzajemny i równy dostęp do rynku zamówień publicznych, których stroną jest Unia Europejska (art. 3 ust. 3 CertyfU, art. 16b ust. 1 pkt 1 Pzp).

Ograniczenie to obejmuje również sytuacje, gdy do przetargu wspólnie przystępuje konsorcjum, w którego skład wchodzi taki „nieuprawniony” podmiot. W praktyce oznacza to, że udział jednego partnera z państwa trzeciego zamyka drogę do certyfikacji całej grupie wykonawców (art. 3 ust. 3 pkt 2 ustawy o certyfikacji).

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Czy certyfikacja wykonawców zamówień publicznych jest obowiązkowa?

Nie, wystąpienie o certyfikat ma charakter dobrowolny. To również wykonawca sam decyduje, czy korzysta z certyfikatu czy z klasycznych podmiotowych środków dowodowych.

2. Na jaki okres wydawany jest certyfikat?

Certyfikat obowiązuje od 1 roku do maksymalnie 3 lat. Po tym czasie wykonawca musi ponownie przejść procedurę certyfikacyjną.

3. Jakie rodzaje certyfikatów przewiduje ustawa?

Przepisy wprowadzają dwa rodzaje: certyfikat niepodlegania wykluczeniu oraz certyfikat zdolności wykonawcy.

4. Czy certyfikacja dotyczy wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia?

Nie, certyfikacja ma zastosowanie do zamówień klasycznych i sektorowych. Nie obejmuje zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

5. Kto może wydawać certyfikaty?

W zależności od rodzaju certyfikatu – albo podmioty posiadające akredytację PCA, albo instytucje publiczne, np. jednostki sektora finansów publicznych.

Źródła:

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001235/T/D20251235L.pdf

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240001320/T/D20241320L.pdf